À propos du projet & de mon rôle

En tant que Principal Product Designer, j’ai travaillé sur ce projet d’octobre à janvier 2025. Cette application, développée pour une organisation à but non lucratif, vise à fluidifier la gestion et le suivi des commandes. Elle se compose d’une application mobile et d’une application web, chacune adaptée à des rôles utilisateurs bien distincts.

L’application mobile est conçue pour les Photographes chargés de terrain, tandis que l’application web s’adresse aux Managers. Le projet comportait plusieurs défis : un temps de développement limité et la prise en charge de rôles multiples avec des besoins spécifiques.

Le développement est encore en cours, avec un lancement prévu en juin 2025. Une fois déployé, le système améliorera l'efficacité et la transparence dans la gestion des commandes pour l'association et ses bénéficiaires.

Problème

La gestion des commandes repose souvent sur des processus manuels, sources d’erreurs et de pertes de temps. L’objectif était donc de digitaliser et centraliser l’ensemble, pour offrir une expérience fluide aux Photographes et Managers. Cela permet une meilleure précision, un gain de temps et une visibilité accrue pour tous les acteurs.

Mise à jour (janv. 2025) : Une modification a été faite suite à des évolutions terrain. Il n’y a désormais que deux rôles : Photographe et Manager. Le processus de gestion a été repensé. Pour garder une cohérence avec notre parrainage, la partie utilisateur final a été supprimée. Ils recevront désormais un email de suivi jusqu’à la finalisation de la commande.

Contraintes & Défis

Ce projet bénévole a été réalisé avec peu de ressources et un temps limité. Les principaux défis :

• Rôles multiples : Conception d’interfaces pour trois rôles aux besoins et workflows différents.
• Scalabilité : Assurer la gestion simultanée de nombreuses commandes par des utilisateurs finaux.
• Optimisation des ressources : Trouver le bon équilibre entre richesse fonctionnelle et contraintes de temps/bénévolat.

Recherche Utilisateur

Pour concevoir une expérience pertinente, nous avons mené des entretiens avec des utilisateurs de chaque rôle (Managers et Photographes) et analysé les processus manuels existants.

Notre approche de recherche

Méthodologie structurée en trois temps :

• ✅ Entretiens : 2 Managers et 3 Photographes interrogés sur leurs usages et leurs besoins.
• ✅ Analyse des workflows : Observation des processus actuels pour repérer les irritants et leviers d’optimisation.
• ✅ Itérations & Feedback : Création de prototypes successifs, affinés avec les retours utilisateurs.

Ce que nous avons appris

• ✅ Photographes : Besoin d’un outil rapide pour scanner, téléverser des photos et valider les commandes.
• ✅ Managers : Besoin d’un tableau de bord centralisé pour gérer utilisateurs, QR codes, et suivi des performances.
• ✅ Utilisateurs finaux : Attente d’un suivi clair et temps réel de leurs commandes.

Personas

Parcours utilisateur

Hassan – Manager

Étape : Vérification des commandes

• Émotions : 😊 Confiant, 😌 Rassuré
• Points de friction : Aucun, le dashboard est simple à consulter et fiable.
• Opportunités : ✅ Ajouter des filtres interactifs pour naviguer dans les données.

Étape : Téléchargement d’un QR code

• Émotions : 😎 Concentré, 😊 Satisfait
• Points de friction : Coupures de courant possibles (ex : Mauritanie).
• Opportunités : ✅ Ajouter une file d’attente et sauvegarde automatique après chaque téléchargement.

Étape : Validation de la commande

• Émotions : 😊 Fier, 😌 Soulagé
• Points de friction : Peur de valider une mauvaise commande.
• Opportunités : ✅ Intégrer un message de confirmation pour éviter les erreurs.

Khalid – Photographe

Étape : Scan du QR code

• Émotions : 😊 Concentré, 😌 Motivé
• Points de friction : QR code mal imprimé ou abîmé difficile à scanner.
• Opportunités : ✅ Prévoir une saisie manuelle de secours.

Étape : Préparation de la commande

• Émotions : 😎 Efficace, 😊 Productif
• Points de friction : Difficile de suivre plusieurs articles à la fois.
• Opportunités : ✅ Ajouter une checklist intégrée à l’appli pour suivre l’avancement.

Étape : Mise à jour du statut

• Émotions : 😊 Accompli, 😌 Rassuré
• Points de friction : Incertitude que la mise à jour soit bien prise en compte.
• Opportunités : ✅ Confirmation visuelle + synchronisation temps réel.

Processus de conception

Parcours Manager

Ce schéma montre le parcours complet du Manager avec les fonctionnalités associées.

Parcours Photographe

Ce schéma montre le parcours complet du Photographe avec ses fonctionnalités dédiées.

Solution & Fonctionnalités

L’application mobile est dédiée au Photographe, l’interface web au Manager. Chaque rôle dispose de ses fonctionnalités :

• ✅ Attribution : Scanner un QR code, téléverser les photos de commande et valider les missions.
• ✅ Préparation : Mettre à jour le statut des commandes via QR code.
• ✅ Dashboard central : Suivi de toutes les commandes, génération des QR codes, gestion des utilisateurs.

Une solution pensée pour l’efficacité, la transparence et l’évolutivité.

Idéation & Prototypage

J’ai conçu les wireframes et les maquettes interactives sur Figma.

Chaque écran a été réfléchi pour simplifier la vie des photographes et des managers.

Voir le prototype Figma – Manager

Voir le prototype Figma – Photographe

Mockups & UI

Résultats & Retours

Le projet, encore en cours, a déjà montré son efficacité lors des premiers tests :

Méthodologie de test

Tests réalisés en conditions réelles avec chaque profil :

• ✅ Photographe : Test de scan et mise à jour de statut sur mobile.
• ✅ Manager : Test du dashboard web pour la gestion et la clarté des infos.

Retours utilisateurs

Les photographes ont apprécié la simplicité d’usage, les managers ont salué la centralisation des fonctions clés.

Défis rencontrés

• ✅ Onboarding : Simplifier l’accès pour les profils non techniques.
• ✅ Scalabilité : Prévoir une montée en charge avec plusieurs utilisateurs connectés.

Impact

• ✅ Gain de temps sur l’affectation et la préparation des commandes.
• ✅ Plus de transparence dans le suivi, même pour les utilisateurs finaux.
• ✅ Gestion facilitée pour les managers.

Outils utilisés

• ✅ MakeMyPersona (Hubspot) pour la création des personas.
• ✅ Photoshop pour les maquettes et visuels.
• ✅ Figma pour les prototypes interactifs.
• ✅ Trello pour la gestion agile.
• ✅ Outils Microsoft (Forms, Teams, Whiteboard) pour les tests et réflexions.

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About the project & my role

As the Principal Product Designer, I worked on this project from October to January 2025. This application, developed for a nonprofit organization, aims to streamline the process of order management and tracking. It comprises both a mobile and a web application, each tailored to specific user roles and needs.

The mobile application is designed for Order Photographer, while the web application targets Managers. The project presented unique challenges, including limited development time and the need to accommodate multiple user roles with distinct functionalities.

Development is currently underway, with the applications set to launch in June 2025. Once deployed, the system will enhance efficiency and transparency in order management for the organization and its beneficiaries.

Problem

Order management and tracking often rely on manual processes, leading to inefficiencies and errors. The goal of this project was to digitize and centralize these processes, providing a seamless experience for Photographer and Managers. By doing so, we aim to improve order accuracy, save time, and provide better visibility to all stakeholders. Edit (Jan. 2025) : A modification has been made due to change in the field. We have now only 2 roles : The Photographer and the manager + a new process to manage the orders We also decided, to keep a coherence between our sponsorship to cancel the end user part. They will receive a email for the follow-up until the order is completely processed

Challenges & Constraints

This project involved unique constraints, as it was developed on a volunteer basis with limited resources and time. Key challenges included:

• Multiple User Roles: Designing interfaces for three distinct roles with different functionalities and workflows.
• Scalability: Ensuring the system could handle simultaneous order tracking for end-users.
• Resource Optimization: Balancing the need for robust features with the constraints of a volunteer-driven project.

User Research

To ensure the design aligned with user expectations, we conducted interviews with potential users from each role (Managers, Photographer) and analyzed the workflows of existing manual processes.

Our User Research Approach

We followed a structured approach to gather insights:

• ✅ Interviews: Spoke with 2 Managers and 3 Photographer to understand their day-to-day challenges and requirements.
• ✅ Workflow Analysis: Observed the current manual processes to identify pain points and opportunities for improvement.
• ✅ Feedback Loops: Created iterative prototypes and gathered feedback to refine the user interfaces.

What We Learned

Key insights included:

• ✅ Photographer: Needed a quick and reliable way to scan orders, upload photos, and confirm tasks.
• ✅ Managers: Needed a centralized dashboard to manage users, generate QR codes, and monitor overall performance.
• ✅ End-users: Expected a clear and accessible order tracking feature with real-time updates.

User Personas

User Journey

Hassan - Manager

Phase: Check number of other

• Emotions: 😊 Confident, 😌 Reassured
• Pain points: N/A, the dashboard is easy to use, only for consultation and display the good information.
• Opportunities: ✅ Offer the possibility to filter on data, and interact with the dashboard.

Phase: Download a QR Code

• Emotions: 😎 Focused, 😊 Satisfied
• Pain points: Due to multiple orders, it can occur electricity cuts during the process (Mauritania).
• Opportunities: ✅ In addition to the status by order (downloaded or not) add a queue and save after each download.

Phase: Validating the order

• Emotions: 😊 Accomplished, 😌 Relieved
• Pain points: Concerns about accidentally validating incorrect orders.
• Opportunities: ✅ Include a confirmation dialog before final validation to reduce errors.

Khalid - Photographer

Phase: Scanning the QR code

• Emotions: 😊 Focused, 😌 Motivated
• Pain points: Difficulty in scanning damaged or poorly printed QR codes.
• Opportunities: ✅ Implement error handling and allow manual entry as a backup option.

Phase: Preparing the order

• Emotions: 😎 Efficient, 😊 Productive
• Pain points: Keeping track of multiple items in a single order.
• Opportunities: ✅ Provide a checklist within the app to help track preparation progress.

Phase: Updating the order status

• Emotions: 😊 Accomplished, 😌 Relieved
• Pain points: Ensuring the status update is correctly reflected in the system.
• Opportunities: ✅ Add a success notification and real-time synchronization with the central database.

Design Process

Manager Path

This diagram illustrates the journey of the Manager using the features for his path.

Photographer Path

This diagram illustrates the journey of the Photographer using the features for his path.

Solution & Features

The solution includes a mobile application for Photographer and a web application for Managers. The features are tailored to each user role:

• ✅ Order Assignment: Photographer can scan QR codes, upload order photos, and validate assignments.
• ✅ Order Preparation: Photographer can also update order statuses by scanning QR codes.
• ✅ Centralized Dashboard: Managers can view all orders, generate QR codes, and manage user accounts.

This system ensures efficiency, transparency, and scalability for all stakeholders involved.

Ideation & Prototyping

I designed both wireframes and a high-fidelity prototype in Figma.

Every screen was created to simplify the daily life of both teachers and parents.

View Manager path's Figma prototype

View Photographer path's Figma prototype

Mockups & UI

Results & Feedback

Although still under development, the project has already demonstrated significant potential during initial prototype testing:

Test Methodology

Early tests involved real-world scenarios with each user group:

• ✅ Photographer: Tested the mobile application for order scanning and status updates.
• ✅ Managers: Evaluated the web dashboard for ease of use and comprehensiveness.

User Feedback

Photographer found the mobile app easy to use, while Managers praised the centralized features for user and order management.

Challenges

Some challenges encountered include:

• ✅ Onboarding: Simplifying the onboarding process for non-technical users.
• ✅ Scalability: Ensuring the system could handle high volumes of concurrent users.

Impact

• ✅ Improved efficiency in order assignment and preparation.
• ✅ Enhanced transparency for end-users tracking their orders with the Photographer work.
• ✅ Simplified management processes for Managers.

Tools Used

• ✅ MakeMyPersona (Hubspot) for personas design.
• ✅ Photoshop for screen design and branding adherence.
• ✅ Figma for interactive prototyping and design.
• ✅ Trello for agile management.
• ✅ Microsoft tools for tests/reflection (Forms, Teams & Whiteboard).

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